ERP software (také Enterprise Resource Planning Software, ERP systém, někdy ekonomický software, zkráceně jen ERP) je označení pro komplexní podnikový software, který slouží k řízení firemních zdrojů. Zkratkou ERP se označuje celá kategorie podnikových informačních systémů, která zahrnuje komplexní správu a řízení zdrojů organizace, typicky finanční zdroje, lidské zdroje, materiálové hospodářství a další. Zkratka ERP znamená Enterprise Resource Planning (Plánování zdrojů organizace) a je odvozena od metody plánování podnikových zdrojů.
Co všechno patří mezi ERP software?
ERP software je velmi široká kategorie. Velikost a rozsah funkcí je dána od velikosti a potřeb organizace. Jako ERP jsou označovány jak ty největší systémy (např. SAP, Infor) které široce pokrývají téměř většinu podnikových procesů, tak malé systémy, které řešení jen část správy firemních zdrojů. Neexistuje jasné vodítko, co ještě je a co není ERP software, ale měl by to být software, který překonává osamocené aplikace a integruje velkou část procesů organizace a pomáhá sdílet nebo naopak chránit důležité firemní informace. Jeho podstata tedy není pouze v plánování, jak by se mohlo zdát z výkladu zkratky, ale zejména v tom, že spojuje procesy, informace a lidi z různých částí organizace do jednoho společného prostředí a to především kolem ekonomických procesů. I proto se někdy nazývá jako ekonomický software. Pomáhá lépe provádět procesy a zpřístupňovat informace v reálném čase v rámci celé firmy. Pomáhá uchovávat, sdílet nebo chránit firemní data.
Jaké procesy řeší ERP software?
ERP systémy obvykle zahrnují tyto oblasti firemních procesů:
- Personalistiku a řízení lidských zdrojů
- Správu majetku
- Plánování
- Logistika a doprava materiálu
- Skladové hosposdářství
- Ekonomiku a finance (účetnictví, fakturace, zpracování přijatých faktur, finanční řízení)
Nejčastěji takový software pokrývá oběh objednávek, zakázek od zákazníků až po dodání výrobky či služby. Pracovníci tak mohou v každém okamžiku zjistit, v jakém stavu se objednávka nachází, co bylo dodáno, co dodat chybí, jaký je stav skladu a podobně. Firma může lépe plánovat, účtovat, zpracovávat faktury, vidět platební disciplínu zákazníků, historii všech jeho objednávek nebo smluv. Stejně tak důležité jsou informace o tom, jaký pracovník je za co odpovědný, jaké má přidělené pracovní nástroje, či za kterou zakázku odpovídá. Vyspělejší ERP systémy pomáhají vytvářet podklady pro plánování.
Hlavní přínosy ERP software
Hlavní přínosy ERP systémů jsou v automatizaci a propojení běžných firemních procesů, v uchování a sdílení klíčových informací, v analytických možnostech, které umožňují lepší plánování a rozhodování.
V dobře navrženém a nasazeném ERP systému lidé snadněji sdílí informace a navzájem komunikují.
ERP zjednodušuje plánování, řízení výroby, řízení zakázek, projektů atd. Automatizace procesů znamená snížení časového odstupu od pořízení dat po jejich vyhodnocení. Velké přínosy jsou zejména ve firmách, kde jednotliví pracovníci nebo části firmy jsou od sebe geograficky vzdáleni. Díky společnému software mohou sdílet informace v jednom čase.
Skutečné finanční přínosy jsou často bodem sporu, protože implementace ERP bývá velmi nákladný projekt a z toho důvodu je návratnost investice velmi dlouhá nebo dokonce náklady převyšují přínosy. Je to jeden z důvodů, proč má v posleních letech velký úspěch nasazování ERP formou SaaS nebo jako cloudové ERP řešení. Zákazníci dostávají díky cloud ERP v relativně standardní a cenově dosažitelné řešení které stojí v měsíčním předplatném jednotky procent toho, co dříve stála celá implementace. ERP systémy se tak dostávají do cenové úrovně, která je finančně dosažitelná a i pro malé a střední firmy.
Jaký ERP systém zvolit a jak jej nasadit?
Volba konkrétního ERP software závisí na velikosti, složitosti a na konkrétních potřebách organizace. Základní požadavky na něj jsou závislé na typu firmy, na odvětví ve kterém se nachází a na její velikosti.
ERP systém není ve firmě osamocený a téměř nikdy ne jediný software, který firma používá. Je vždy součástí celého podnikového informačního systému. Bývá sice jeho jádrem, ale vždy musí být zohledněny všechny souvislosti a jeho návaznosti na okolí - zejména existují software, data, zvyklosti a úroveň lidí.
Volba správného ERP software tedy vždy musí vycházet z konkrétní situace a při firma nesmí zapomenout na to, kvůli čemu software vlastně pořizuje, tedy aby pomohl uchovávat a sdílet informace a soulad mezi nimi, procesy a lidmi. V praxi je tedy třeba vždy zohlednit toto okolní prostředí, stejně jako fakt, že i samotný ERP software se může skládat (a v praxi se většinou také skládá) z mnoha dalších modulů nebo samostatných aplikací jako jsou různé CRM, SCM, HRM, ECM, DMS a celé řada jednoúčelových aplikací.
Nejde totiž pouze o “výměnu software”. Při a po nasazení takového systému musí většinou firma změnit způsob, jakým je řízena a musí změnit své procesy, pracovní postupy. Lidé musí měnit způsob práce, procesy a další své zvyklosti. Samostatnou kapitolou při implementaci ERP software jsou data - zachování kontinuity s minulostí se řeší různými způsoby, nejčastěji pomocí migrace starých dat do nového prostředí. Migrace dat ovšem není téměř nikdy jednouchá. Pokud se firma rozhodne nasadit nebo změnit svůj ERP systém, musí být schopna zvážit všechny tyto pohledy. Implementační projekt je tak jeden z nejkomplexnějších problémů, které firmy v průběhu svého života řešení. Z toho důvodu najímají odborné konzultanty nebo systémové integrátory, kteří mají rutinní zkušenosti a pomáhají vyhnout se nástrahám a zvládnout celý proces změny.
Realita po implementaci bohužel bývá taková, že namísto zjednodušení se ERP stane noční můrou a komplikovaným monstrem, které stojí velké finanční prostředky a práci v mnoha ohledech zesložiťuje. To se stává v důsledku podcenění přípravy, nezkušenostem nebo příliš volnému působení členů implementačního týmu. Nejsou zohledněny veškeré aspekty, tým není zkušený, uživatelé si vymýšlí spoustu nepodstatností, které procesy nezjednoduší ale napak zkomplikují. Svůj podíl mají i dodavatelé, kteří svůj software zesložiťují aby dokázali vyhovět širokému spektru svých zákazníků. Výsledek je software, který se používá jen zčásti nebo špatným způsobem.
Připravujeme pro vás návod Jak vybrat ERP systém.