Office management zahrnuje všechny činnosti a procesy, jejichž předmětem jsou rutinní podpůrné činnosti ve firmě, zejména v kancelářích. Jde tedy o administrativní práce jako je podpora ostatních pracovníků, udržování chodu kanceláře v chodu a zajištění spokojeného fungování ostatních pracovníků. Významnou součástí je vedení firemních evidencí a zajištění běhu organizace jako takové. Office management je součástí provozního řízení (business administration) firmy a jejího backoffice. Jde tedy z velké části o podpůrné procesy.
Člověk zodpovědný za tyto oblast se obvykle nazývá office manager, asistent(ka). Jeho odpovědnosti ale mohou být v menších a středních firmách rozšířené o mnoho dalších činností a úkolů z oblasti řízení lidských zdrojů, správy majetku a vybavení, marketingu a podobně. Naopak ve velkých firmách office manažer řídí práci dalších administrativních pracovníků v kanceláři jako jsou běžní kancelřáští pracovníci, asistenti, recepční a podobně.
Jaké činnosti zahrnuje office management?
Jsou to veškeré každodenní procesy a činnosti, které jsou obvykle skryté z pohledu zákazníka. Spadá sem vše od koordinace veškerých administrativních činností až po hladký chod kanceláře a podporu ostataních pracovníků.
- zajištění a podpora administrativních procesů a činností
- organizování a koordinace jednání a schůzek
- zpracování zápisů z porad a jednání
- koordinace firemní administrativy
- objednávání a zjišťování kancelářského vybavení, nábytku
- jednání s dodavateli
- zajišťování firemních akcí, konferencí a podobně
- vytváření a udržování firemních směrnic a řídicí dokumentace
- zajištění celkové organizační efektivnosti a účelnosti
- zajištění bezpečnosti a čistoty kancelářského pracoviště
- zajištění a podpora vnitřní komunikace ve firmě
- správa kancelářského vybavení
- vedení podprůsných evidencí (vybavení, školení, kancelářské potřeby a další vybavení)
- vedení evidence majetku
- příprava a vyplňování různých výkazů, formulářů, zpráv a podobně
- udržování a vytváření různých datových nebo informačních záznamů, tabulek, evidencí nebo formulářů
- používání a koordinace podpůrných aplikací a software
- archivace dokumentů
- příprava podkladů či dokumentů pro jednání a porady, příprava reportů
- vedení dokumentace, informací a dat
- vyřizování žádostí pracovníků
- odpovědi na e-maily, telefony a další formy komunikace
- příprava podkladů
- vyplňování povinných formulářů
- asistence pracovníkům a manažerům
- reprezentace firmy v průběhu návštěv, vyřizování telefonátů a mailů
- vyřizování a přesměrovávání příchozí komunikace do firmy (telefonáty, maily, a podobně)
- organizování nástupu nových zaměstnanců
- vedení účetnictví nebo zpracování podkladů pro ně