Personální software (nebo HR software, HRM software, HCM software) je software, který využívají organizace pro uchovávání informací o lidech a k jejich řízení. To zahrnuje velkou škálu potřeb od prosté evidence zaměstnanců, jejich docházky, výkazů práce, přes zpracování mezd, až po ucelené řízení vzdělávání a rozvoje zaměstnanců. Neexistuje žádný standard, co vše HR software zahrnuje - na trhu existuje nabídka od těch nejjednodušších až po velmi komplexní aplikace.
Co všechno personální software zahrnuje?
Tradiční pojetí personálního software dává důraz na evidenci zaměstnanců a zpracování mezd. Toto “jádro” personálního software je určeno hlavně pro personalisty a mzdové účetní.
Malé a střední firmy ale často využívají pro zpracování mezd externí specialisty nebo specializované firmy (viz outsourcing mezd) - v takovém případě používá mzdový účetní svůj vlastní software, ve kterém zpracovává mzdy pro všechny své klienty. Pokud využijeme služeb takové agentury, tak stále potřebujeme vyřešit “ten zbytek”. Tedy potřebujeme zajistit zpracování podkladů pro mzdy (obvykle docházku zaměstnanců, pracovní výkazy, služební cesty, nepřítomnost a dovolenky) a celý zbytek personální agendy. Je třeba zdůraznit, že personální řízení (a tím pádem i personální software) vůbec není pouze záležitostí personalistů a mzdových účetních. Práce s lidmi, jejich rozvoj a informace o lidech a jejich souvislostech ve firmě je dennodenní součástí práce všech manažerů. Informace o zaměstnancích jsou navíc napříč celou firmou a zasahují do všech jejích koutů - lidé se podílejí na různých procesech, projektech, mají různé pracovní pomůcky a zařízení, za které jsou zodpovědní, mají přístupová oprávnění k jiným aplikacím nebo ke vstupu do budov a mnoho dalšího. Člověk je středem dění a téměř všech firemních procesů.
Jaké procesy a potřeby personální software řeší a jaké jsou obvykle funkce personální systému?
Přestože neexistuje jasný standard pro funkce personálního systému, většina HR aplikací řeší tyto procesy v celém životním cyklu zaměstnance:
- Evidence uchazečů o zaměstnání
- Nástup zaměstnance
- Evidence zaměstnanců (evidence pracovních smluv, evidence lékařských prohlídek, povinných školení, osobních údajů atd)
- Mzdové účetnictví
- Evidence docházky
- Evidence dovolené
- Pracovní benefity
- Evidence služebních cest
- Pracovní náplně a kompetence lidí
- Osobní plány rozvoje lidí (hodnocení lidí)
- Hodnocení zaměstnanců
- Pracovní zařazení zaměstnance (zařazení v organizační struktuře, pracovní místo, pracovní role)
- Provozní evidence o zaměstnancích
- Pracovní pomůcky a vybavení
- Oprávnění zaměstnanců (přístup do software, k heslům, klíčům, vstup do budov a podobně)
- Ukončení pracovního poměru zaměstnance
Jaké jsou hlavní přínosy personálního systému?
Hlavní přínosy personálního systému jsou v propojení všech informací které souvisí s člověkem, do jednoho místa a zajištění efektivního řízení, využívání a růstu pracovní síly. Lidé jsou tím nejcennějším zdrojem každé firmy, a proto informace o nich jsou cenné a mají velký vliv na výkonnost celé organizace. Kvalitní informace o lidech slouží k jejich řízení (workforce management), k operativnímu organizování jejich času, řízení pravomocí či oprávnění, k odměňování za odvedenou práci i k řízení jejich rozvoje, růstu a v neposlední době k vyhledávání talentů. Proto tradiční pojetí HR software, který zajišťoval pouze vyplácení mezd a základní evidence nestačí. Moderní personální software musí prolínat do všech oblastí působnosti organizace a musí být propojen s dalšími provozními systémy (ERP, CRM, atd.) a integrovat různé informace o lidech, nejen ty ryze personální.
Nejdůležitější je, abychom dostali klíčové informace o konkrétních lidech ve firmě - o jejich práci, dovednostech, kompetencích, o tom co ke své práci potřebují a co skutečně využívají. Patří sem také informace o tom jaké by měli mít na své pozici kompetence, kde se potřebují zlepšit, patří sem seznamování zaměstnanců s jejich pracovními povinnostmi, což je důležité zejména při nástupu nového pracovníka - nebo naopak při ukončení pracovního poměru jsou zásadní informace o tom, co má pracovník předat, vrátit a podobně. Tedy kdo, co dělá, kdy, proč, kde, jak? Poslední dobou je hodně diskutovanou funkcí personálních systémů také vyhledávání a řízení talentů.
To vše nejlépe v jednom uceleném prostředí. Hlavními přínosy personálního software jsou:
- Splnění legislativních povinností vůči státu
- Přehled o lidech, jejich historii
- Přehled o všech souvislostech člověka (jaké procesy realizuje, co k tomu potřebuje, na jakých projektech či zakázkách pracoval, za co je odpovědný atd.)
- Přehled o vzdělávání a osobním rozvoji člověka (jaké má dovednosti, jaké dovednosti potřebuje rozvíjet atd.)
- Informace o tom kdo, co dělá, proč, kde a jak
Jaký personální systém vybrat a jak jej nasadit?
Při výběru personálního systému musíme brát v úvahu situaci a velikost firmy, zejména počet zaměstnanců. Nabídka na trhu je nepřeberná, personální systémy se od sebe liší rozsahem funkcí, jednoduchostí ovládání i způsobem, jak je může organizace nakoupit. Podstatné je to, že v organizaci nepotřebujeme software. Potřebujeme ucelené informace o lidech a jejich účasti ve firmě. Personální software firmy tedy nemusí být nutně jednu aplikaci - může to být více dílčích aplikací, tabulek či dokonce šanonů, které dohromady poskytnou jednoduchým způsobem potřebné informace o lidech.
- Malé a střední organizace využívají externí firmy pro zpracování mezd a účetnictví a proto využívají personální systém pro rozvoj lidí nebo dokonce pro týmovou spolupráci.
- Velké organizace mají obvykle svůj personální systém jako součást velkého - celofiremního - ERP řešení.
Ceny personálního systému se pohybují od nuly až po miliony. Moderní systémy poskytují licence podle počtu zaměstnanců nebo počtu uživatelů, takže organizace platí jen za tolik lidí, za kolik potřebuje. Řada HR software je poskytována na bázi SaaS (měsíční předplatné), kde firma platí měsíční částku. nemusí tak investovat velkou částku do jejich “implementace” a tak je personální software i pro malé a střední firmy velmi dostupný.
