Řízení projektů (Project Management)

Co je Řízení projektů (Project Management)

Řízení projektu je řízení časově ohraničené a ucelené sady činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního.

Řízení projektu (někdy též projektové řízení) se zabývá řízením projektu, tedy časově ohraničené a ucelené sady činností a procesů, jejímž cílem je zavedení, vytvoření nebo změna něčeho konkrétního.

Řízení projektů je řízení vymezené sady činností (tedy projektu), je to organizované úsilí s jasným časově definovaným cílem. Jeho účelem je zajistit efektivní  řízení této sady činností tak, aby přinesla předpokládaný výsledek v předpokládaném čase za předpokládané náklady (viz magický trojúhelník projektového řízení). Při pojektovém řízení je tedy třeba aplikovat znalosti, zkušenosti, dovednosti, činnosti, nástroje a techniky na projektu tak, aby projekt splnil požadavky na něj kladené a dosáhl svých cílů v čase, v nákladech i potřebné kvalitě.

Formou projektu lze realizovat různé typu dodávek (produktů) zákazníkům nebo různé aktivity uvnitř organizace. Existují organizace, které dodávku svých produktů vůči zákazníkům realizují výhradně formou projektu, jde například o stavební firmy, podniky zaměřené na kusovou výrobu nebo IT firmy, které realizují dodávku implementace různých informačních a komunikačních technologií. Existují také organizace, pro které je dodávka jejich produktů formou projektu doplňková což neznamená, že by pro ně projektové řízení nebylo vhodné. Projektové řízení se totiž ve skutečnosti týká většiny organizací, ať si to uvědomují nebo ne. Jedná se pouze o míru jeho využití a intenzity. Každá organizace totiž provádí organizační změny nebo mění svůj informační systém a to jsou svým charakterem ucelené sady činností, jejichž cílem je zavést změnu - tedy projekty.

K projektovému řízení v organizaci patří neodmyslitelně maticová organizační struktura, která souvisí s vyvážením pravomocí a odpovědností projektového manažera vůči dalším projektovým nebo liniovým manažerům, ale rovněž s pravomocemi a odpovědnostmi všech pracovníků na projektu účastných, tedy celého projektového týmu.

Jaké existují přístupy k řízení projektu?

Protože neexistuje nic jako “typický projekt” tak také neexistuje jediný správný přístup k řízení projektu. Ten je nutné vždy volit podle charakteru a podmínek konkrétního projektu, respektive podle toho, jaký typ projektů ve firmě máme. Jinak se řídí projekty vývoje software a jinak výstavba nové továrny nebo noé výrobní linky. V zásadě existují dva základních přístupy k řízení projektu:

Tradiční přístup je založen na důkladném naplánování na začátku projektu a řízení všech aktivit v průběhu projektu. Je vhodný pro projekty, které mají předem jasně danou podobu cíle (např. nová výrobní hala, výstavba nové elektrárny) a je třeba dobře naplánovat a odřídit všechny aktivity, návaznosti či subdodavatele. Tradiční přístup vyžaduje kvalitně popsaný cíl, výstupy a plán projektu. V zásadě skládá z pěti základních fází projektu:

  • Iniciace (initiation)
  • Plánování a návrh (planning and design)
  • Realizace (execution)
  • Monitoring (monitoring and controlling)
  • Uzavření (completion)

Agilní přístup je založený na průběžném upřesňování cíle projektu díky interakci a budoucím zákazníkem či s uživateli výsledků projektu, na pružných reakcích na změny, a průběžném rozvrhování práce v průběhu projektu. Agilní přístup je vhodný pro takové projekty, kde dochází k vývoji produktu, tedy tehdy když nelze předem kvalitně popsat a naplánovat všechno do detailu a bez interakce s budoucím zákazníkem či uživatelem. Agilní přístup se často využívá ve vývoji software, kde je v protikladu vůči tradičnímu přístupu, tzv. vodopádovému modelu.

Jaké existují standardy pro řízení projektů?

Tématu řízení projektů na mezinárodní úrovni se věnují různé profesní organizace nebo organizace vydávající standardy. Ty nejvýznamnější v tomto oboru jsou: PMI, IPMA, AXELOS Limited. Existuje rovněž mnoho oborových a dílčích metodik pro řízení projektů. Obecně nejznámější a světově nejrozšířenější metodiky a standardy pro řízení projektů jsou:

Tyto metodiky a svým způsobem de-facto standardy obsahují vše potřebné k řízení projektů různého charakteru a různých velikostí. Rozhodnutí o tom, jakou metodu pro řízení projektů zvolit, je závislé především na třech základních faktorech:

  • Na organizaci (druh, kultura, vyspělost, velikost, způsob řízení, …), ve které projekt probíhá
  • Na specifikaci projektu (samotný předmět a cíle, finance, harmonogram, priority, kapacity, rizika, vazba na portfolio projektů, …)
  • Na projektovém manažerovi, který projekt řídí (a tedy na zkušenostech s konkrétní metodikou)

Ve vztahu k řízení projektu se vztahují také normy ISO,  které umožňuje certifikovat systém řízení projektů v organizaci.

Z hlediska řízení samotného projektu je klíčová role tzv. projektového manažera (v praxi se užívají synonyma vedoucí projektu, manažer projektu anglicky project manager). K této manažerské roli existuje rozvinutý dnes již de-facto profesní standard  ICB (IPMA Competence Baseline) a dále systémy profesních certifikací. Nejznámější a světově nejrozšířenější certifikace projektových manažerů jsou:

Jaký existuje software pro řízení projektů?

Řízení projektu je možno podpořit pomocí různých pomůcek, nástrojů a software pro řízení projektů, které mají různé funkce podle potřeb a typu projektu a hlavně zvolené metody nebo přístupu k řízení projektů. Nástroje pro řízení projektů jsou od těch nejjednodušších, které umožňují evidenci projektů, tvorbu Ganttova diagramu, výpočet kritické cesty, až po složité systémy určené pro velké organizace a podniky EPM (Enterprise Project management), které jsou součástí systémů plánování a řízení zdrojů (ERP) a obsahují funkce koordinace soustavy projektů, řízení rizik, finančního plánování, plánování a optimalizace kapacit a další.

Podívejte se jaké jsou obvyklé funkce software pro řízení projektů.

Související pojmy a metody:

Související profese:

Související oblasti řízení:

Další informace a zdroje (Mezinárodní)