Výdaje a náklady se velmi často zaměňují.
Výdaje jsou reálné peněžní toky v organizaci (cash flow) – jedná se o úbytky finančních prostředků (například zaplacení faktury, zaplacení za pohonné hmoty na benzínové pumpě). Jejich výsledkem je tedy snížení množství finančních prostředků na účtu nebo v pokladně.
Oproti tomu náklady vznikají spotřebou zdrojů, jsou to hmotné toky které mají peněžní vyjádření. Náklady nutně nemusí znamenat úbytek finančních prostředků. Náklady vznikají například provozem automobilu nebo budovy.
Peněžní toky mohou hmotné toky provázet, předcházet nebo následovat. Tedy finanční přírůstky či úbytky mohou být v jiných časech než v jakých vznikají náklady. Rozdíly vznikají především krátkodobě a jsou vyjádřeny rozdíly v hodnotách zisku oproti cash flow.